Inwentaryzacja w salonie beauty – jak zrobić spis z natury i przeprowadzić go w Saloner Biznes?

Inwentaryzacja w salonie beauty to nie tylko obowiązek na koniec roku, ale również prosty sposób, żeby sprawdzić, co naprawdę znajduje się w Twoim magazynie. Zobacz, co warto ująć w spisie z natury, kiedy go wykonać i jak przeprowadzić inwentaryzację krok po kroku w Saloner Biznes.

---

Inwentaryzacja w salonie beauty pomaga nie tylko prawidłowo rozliczyć stan magazynowy, ale również kontrolować zapasy i koszty prowadzenia salonu.

Dla wielu właścicieli salonów inwentaryzacja kojarzy się przede wszystkim z obowiązkiem na koniec roku. Warto przeprowadzać ją jednak częściej, ponieważ regularne sprawdzanie stanów magazynowych ułatwia wykrywanie braków, nadwyżek i rozbieżności między tym, co znajduje się fizycznie w salonie, a stanem zapisanym w systemie.

W tym poradniku wyjaśniamy, czym jest inwentaryzacja w salonie beauty, kiedy należy ją przeprowadzić, co powinno znaleźć się w spisie z natury oraz jak zrobić ją krok po kroku w Saloner Biznes.

Czym jest inwentaryzacja w salonie beauty?

Inwentaryzacja, nazywana również spisem z natury lub remanentem, polega na ustaleniu rzeczywistego stanu posiadanych przez firmę składników majątku objętych spisem. W przypadku salonu beauty chodzi przede wszystkim o produkty i materiały znajdujące się fizycznie w salonie, które są wykorzystywane w działalności. Można więc w dużym uproszczeniu podzielić je na dwie grupy:

• materiały podstawowe – produkty wykorzystywane do wykonywania usług,
• towary handlowe – produkty przeznaczone do sprzedaży klientom.

Kiedy trzeba zrobić spis z natury?

W przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność na podatkowej księdze przychodów i rozchodów obowiązek sporządzenia spisu z natury wynika z przepisów podatkowych. Spis sporządza się m.in.:

• na dzień 1 stycznia,
• na koniec roku podatkowego,
• na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku podatkowego,
• w przypadku utraty prawa do opodatkowania ryczałtem,
• przy zmianie wspólnika lub zmianie proporcji udziałów w spółce cywilnej,
• w przypadku likwidacji działalności.

Dla wielu salonów najważniejszym terminem jest koniec roku podatkowego, czyli 31 grudnia. Jeżeli działalność jest prowadzona w formie, która nie wymaga sporządzania takiego remanentu, obowiązek może wyglądać inaczej. Przykładowo spółka z o.o. nie sporządza spisu z natury na zasadach przewidzianych dla podatników prowadzących księgę przychodów i rozchodów.

Ważne: zasady sporządzania i rozliczania spisu z natury zależą od formy prowadzenia działalności i opodatkowania. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej firmy warto skonsultować sposób sporządzenia remanentu z księgową lub doradcą podatkowym.

Co daje inwentaryzacja salonu beauty?

Wyobraź sobie, że system pokazuje 10 sztuk konkretnego produktu, ale po przeliczeniu na półce znajdujesz tylko 7. Masz więc różnicę, którą warto wyjaśnić. Być może trzy produkty zostały wykorzystane podczas zabiegów, ale nie zostały prawidłowo odnotowane. Być może jeden został sprzedany, a sprzedaż nie została zarejestrowana. A może produkt został uszkodzony lub wyrzucony.

Bez regularnej kontroli możesz nawet nie wiedzieć, że taki problem występuje. Inwentaryzacja salonu kosmetycznego pozwala zestawić dwa stany: stan ewidencyjny → stan rzeczywisty i sprawdzić, czy się ze sobą zgadzają.

Jest to ważne, szczególnie w salonach, które mają rozbudowany magazyn i wykorzystują wiele produktów podczas wykonywania usług.

Co obejmuje spis z natury w salonie beauty?

Zakres spisu zależy od rodzaju działalności oraz zasad prowadzenia ewidencji, dlatego konkretną listę warto ustalić z księgowością. W typowym salonie beauty mogą pojawić się jednak m.in.:

Produkty przeznaczone do sprzedaży

Czyli kosmetyki i inne produkty, które salon kupuje z przeznaczeniem do dalszej odsprzedaży klientom. Przykłady:

• kremy,
• szampony,
• odżywki,
• kosmetyki do pielęgnacji domowej.

Produkty wykorzystywane podczas usług

Czyli materiały i kosmetyki, które są zużywane w trakcie wykonywania zabiegów. W zależności od rodzaju salonu mogą to być np.:

• produkty do laminacji brwi i rzęs,
• pigmenty,
• kleje,
• farby,
• produkty do stylizacji paznokci,
• kępki rzęs,
• pilniki i materiały jednorazowe,
• środki niezbędne do dezynfekcji,
• inne materiały pomocnicze.

Nie musisz również automatycznie wpisywać do spisu wszystkiego, co znajduje się w salonie. W spisie z natury nie musisz uwzględniać środków trwałych czy materiałów wielorazowych.

Jak przygotować się do inwentaryzacji w salonie?

Zanim zaczniesz liczyć produkty, warto uporządkować magazyn. Im lepiej przygotowany magazyn, tym szybciej przeprowadzisz inwentaryzację w salonie beauty.

1. Uporządkuj produkty

Pogrupuj produkty według marek, kategorii lub innych wygodnych kryteriów.

2. Sprawdź oznaczenia

Jeśli produkty mają kody kreskowe, upewnij się, że są czytelne. Ułatwi to późniejsze skanowanie.

3. Ogranicz ruch magazynowy

W miarę możliwości przeprowadź spis w czasie, gdy produkty nie są jednocześnie sprzedawane i pobierane do wykonywania usług.

4. Przygotuj listę produktów

Jeżeli korzystasz z systemu magazynowego, nie musisz tworzyć jej ręcznie. Możesz wykorzystać listę produktów znajdującą się w systemie.

5. Ustal moment wykonania spisu

Stan powinien odpowiadać rzeczywistej sytuacji na dzień, którego dotyczy inwentaryzacja.

Jak przeprowadzić inwentaryzację w Saloner Biznes?

Korzystając z Saloner Biznes, możesz przeprowadzić inwentaryzację bezpośrednio w module Magazyn. Cały proces jest prosty i składa się z kilku kroków.

Otwórz moduł Magazyn

1. Zaloguj się do Saloner Biznes i przejdź do modułu Magazyn.
2. Następnie wybierz zakładkę „Inwentaryzacja”.
3. Kliknij „Dodaj inwentaryzację”, aby rozpocząć nowy spis.

Nazwij inwentaryzację

1. Nadaj jej nazwę, która pozwoli Ci łatwo znaleźć ją później. Może to być np.: Inwentaryzacja – sierpień 2026 albo: Inwentaryzacja – 31.12.2026
2. Warto zachować jeden sposób nazewnictwa wszystkich spisów. Dzięki temu po kilku miesiącach nadal łatwo odnajdziesz konkretną inwentaryzację.

Wprowadź rzeczywisty stan produktów

1. Teraz przechodzisz do najważniejszego etapu – liczenia produktów znajdujących się fizycznie w salonie. W Saloner Biznes możesz wprowadzać stany na kilka sposobów.
2. Do systemu wpisujesz rzeczywisty stan magazynowy, czyli liczbę produktów, którą faktycznie znajdziesz podczas liczenia.

Możesz:

• wyszukiwać produkty po nazwie,
• skanować kody kreskowe,
• korzystać z filtrów,
• filtrować produkty np. według dostawcy lub producenta.

Filtrowanie może być szczególnie wygodne, jeśli w magazynie masz produkty uporządkowane według marek. Przykładowo możesz wyświetlić wszystkie produkty jednego producenta i przejść przez nie po kolei, zamiast szukać każdego produktu na całej liście.

Zakończ inwentaryzację

1. Po wprowadzeniu wszystkich stanów, przejdź do zakończenia inwentaryzacji i kliknij „Zakończ inwentaryzację”.
2. Po zakończeniu możesz pobrać PDF z dokumentem inwentaryzacji.
3. Do zakończonego spisu możesz również wrócić później bezpośrednio w panelu Saloner i sprawdzić jego szczegóły.

UWAGA! Jeśli zakończysz inwentaryzację nie możesz już cofnąć zmian.

 

Sprawdź nadwyżki i niedobory

1. Po zakończeniu inwentaryzacji system sprawdza, czy liczba produktów wpisana podczas spisu zgadza się z ich stanem w magazynie. Stan magazynowy aktualizuje się automatycznie po zakończeniu inwentaryzacji.
2. Jeśli wartości się różnią, możesz zobaczyć nadwyżkę lub niedobór. Po wejściu w konkretną inwentaryzację, dostępne są również transakcje powiązane z danym spisem.
3. System automatycznie generuje odpowiednie dokumenty magazynowe. Przykładowo dla inwentaryzacji: Inwentaryzacja – sierpień 2026 mogą zostać utworzone dokumenty:

Nadwyżka: Inwentaryzacja – sierpień 2026 oraz Niedobór: Inwentaryzacja – sierpień 2026

Dzięki temu wykryte różnice są powiązane z konkretną inwentaryzacją i odpowiednimi transakcjami magazynowymi.

Czy inwentaryzację w salonie beauty trzeba robić tylko raz w roku?

Nie, obowiązek podatkowy to jedno, a kontrola magazynu w salonie to drugie. Nawet jeśli formalnie wykonujesz spis z natury na koniec roku, regularne sprawdzanie stanów magazynowych może być bardzo przydatne również w ciągu roku.

Dlaczego? Bo między jednym a drugim spisem może wydarzyć się naprawdę dużo. Produkt może zostać sprzedany, zużyty podczas zabiegu, omyłkowo wydany klientowi, uszkodzony albo przeterminowany. Im później wykryjesz różnicę, tym trudniej będzie Ci ustalić, skąd się wzięła.

Inwentaryzacja magazynu w salonie beauty może pomóc:

• kontrolować rzeczywisty stan produktów,
• wykrywać niedobory i nadwyżki,
• sprawdzać poprawność ewidencji magazynowej,
• ograniczać straty produktów,
• kontrolować zapasy,
• lepiej planować zamówienia,
• zauważać produkty zalegające na magazynie.

Inwentaryzacja salonu beauty może być prosta!

Spis z natury nie musi oznaczać wielogodzinnego przepisywania produktów do arkusza i ręcznego porównywania stanów. Dobrze uporządkowany magazyn oraz system do zarządzania stanami magazynowymi pozwalają znacznie usprawnić cały proces.

Saloner Biznes umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji bezpośrednio w module Magazyn – od utworzenia spisu i wprowadzenia rzeczywistych stanów, przez skanowanie kodów kreskowych i filtrowanie produktów, aż po sprawdzenie nadwyżek i niedoborów oraz wygenerowanie powiązanych dokumentów. Dzięki temu inwentaryzacja staje się nie tylko obowiązkiem do wykonania na koniec roku, ale również narzędziem, które pomoże Ci na bieżąco kontrolować stany magazynowe.

 

Sprawdź Saloner przez 14 dni za darmo!